راز خرید و راه‌اندازی پروژه‌های تولیدی با کمترین تاخیر (بخش اول)

مدیریت پروژه راه‌اندازی خطوط تولیدی (بسته بندی)

مسابقه زمان

علیرضا صالحی قمصری
دانش‌آموخته دانشکده فنی دانشگاه تهران
مدیرعامل شرکت ماشین‌سازی کاراصنعت‌سازان نوین

مقدمه

 برمبنای 40 سال تجربه در صنعت ماشین آلات بسته بندی، نود درصد پروژه ها انتظارات مشتری را برآورده نمی­کنند. در وهله اول به نظر می­آید که این وضعیت فقط شامل حال ماست در حالی که اغلب فروشنده ها وضعیت مشابه ای دارند.فروشندگان ماشین آلات در اغلب موارد تاخیر در ساخت دارند ولی بر خلاف تصور آنچه که در کل خاتمه یک پروژه را با تاخیر روبرو می کند فروشندها نیست.

خریداران نمونه ها را دیر ارسال می­کنند، نمونه ها تغییر می­کند.  نمونه های نهایی برای تست و تکمیل ماشین شامل لفاف ، ظرف و نمونه مواد همواره دیر بدست ما می­رسد. اهداف پروژه از نظر مدیران مختلف داخل مجموعه خریدار متفاوت است و اشتراک نظر در مورد جزئیات وجود ندارد. محل نصب آماده نمی شود و در زمان نصب و آموزش فرد مناسب معرفی نمی­شود و یا اصلاٌ فردی در محل وجود ندارد.

خریدار فکر می کند که یک ماشین پیچیده حمل می شود، به برق وصل شده و بلافاصله باحداکثر ظرفیت کار میکند.

این مجموعه مقاله بر اساس تجربیات شرکت کارا صنعت و شرکت آمریکایی Frain که 25000 ماشین بسته بندی را طی 38 سال بفروش رسانده و توسط john Henri در کتاب Buying packaging machinery جمع آوری گردیده و تهیه شده است و می تواند کمک بسیار زیادی به خریداران در جلوگیری از اتلاف وقت باشد.مطالعه این مجموعه مقالات کار خرید و راه اندازی ماشین آلات را با تاخیر کمتر امکانپذیر می سازد.

در آینده این مقالات بصورت کاملتری طی یک کتاب مستقل در دسترس قرار خواهد گرفت.

مدیران کارخانه امروزه بدون سپردن پروژه های راه اندازی خطوط جدید به افرادی با  تخصص مدیریت پروژه می­خواهند با کمک مهندسینی که در کارخانه دارای مسئولیت های دیگر هستند می خواهند خطوط را راه اندازی کنند و این کار در حداقل زمان ممکن نیز انجام شود. مهندسین باید یک خط جدید را بطور مثال در 6 ماه راه اندازی کنند و این در حالی است که مشغول انجام وظایف دیگری نیز هستند.

برنده شدن یک مناقصه برای تولید یک محصول جدید و یا ایده تولید محصول جدید شروع یک مسابقه است که پارامتر اصلی در آن زمان می­باشد.

از دست دادن زمان پس از برنده شدن در مناقصه یا تعهد وقرارداد علاوه بر آنکه اغلب دارای جریمه تاخیر سنگین است باعث از دست رفتن اعتبار تولید کننده محصول غذایی ، دارویی، آرایشی و بهداشتی و سایر محصولات خواهد شد.

عرضه ی دیرتر محصول جدید به قفسه فروشگاه نیز می­تواند باعث از دست دادن بازار و باختن آن به رقبا باشد.

فرض کنیم یک شرکت دارویی برای اولین بار تصمیم به تولید قرص (مکمل) می­گیرد که تاقبل از آن در بازار موجود نبوده است .در این شرایط می­توان قرص را دانه ای 45 تومان عرضه کرد. به محض اضافه شدن تولید کنندگان که  ژنریک همان مکمل ( قرص ) در بازار عرضه می­کنند ممکن است قیمت تا 15 تومان کاهش پیدا کند، لذا هر روز تاٌخیر در تولید محصول می توان به میزان زیادی از سود تولید کننده کم کند.

یک ماشین فرآوری سبزیجات ممکن است نیاز به نصب و بهره برداری در شهریور ماه را داشته باشد که فصل برداشت آن محصول باشد ، تاٌخیر یک ماهه در نصب و بهره برداری از دستگاه باعث بیکار ماندن ماشین به مدت یکسال خواهد شد که تولید کننده ممکن است از پس آن برنیاید.

یک تولید کننده خمیر دندان ممکن است با یک نوآوری در فرمولاسین یا بسته بندی یک محصول جدید و متفاوت را به بازار عرضه کند. هر روز تاخیر در عرضه محصول یک روز فرصت برای رقیب است که همان محصول را زودتر به بازار بدهد و باعث شکست پروژه در همان مراحل اولیه گردد.

گاهی اوقات نیاز به  یک ماشین از خط تولید است. وقفه در جابجایی ماشین می­تواند باعث توقف خط و ضرر و زیان زیاد تولید کننده گردد.

در این مقاله روشهای بردن این مسابقه زمانی را برای مهندسین و یا مدیرانی که نقش مدیر پروژه را در راه اندازی خطوط جدید و یا در مرحله تاسیس ،خرید ماشین آلات و راه اندازی خطوط تولید  را انجام می­دهند به زبان ساده توضیح می­دهیم.

گاهی اوقات شرکتهای بزرگ تصمیم به سپردن کار بسته بندی با برند خودشان به شرکتهای کوچیکتر  می­   گیرند.این کار روزبه روز در ایران رایج تر می­شود.

دلایل زیادی برای اینکار وجود دارد از جمله اینکه شرکت صاحب برند ممکن است محصول جدید را به بازار عرضه کند که هنوز نسبت به فروش آن اطمینان ندارد و لذا خرید ماشین آلات جدید را ریسک می­داند، و یا اینکه یک سفارش مقطعی دارد. در اینجاست شرکت پیمانکار بسته بندی زمان بسیار کمی برای تجهیز خط بسته بندی برای انجام سفارش شرکت صاحب برند دارد و هر گونه تاٌخیری میتواند باعث از دست دادن آن قرارداد گردد.

تجربه ثابت کرده است که همیشه خریداران هستند که بهای تاٌخیر در پروژه را می پردازند نه تولید کننده تجهیزات و ماشین آلات . به همین دلیل است که مدیریت پروژه تاٌمین تجهیزات و خطوط بسته بندی اهمیت زیادی دارد.

گاهی اوقات شرکتهای بزرگی که سفارش دهنده هستند مانند شرکتهای پخش معتبر و یا فروشگاههای اینترنتی می توانند خریدار 60تا 70 درصد یک محصول خاص باشند.

تاٌخیر در تحویل محصول می­تواند باعث از دست دادن این شرکتها شود و منجر به شکست استراژتیک کمپانی گردد.

هر پروژه یک مسابقه است در برابر زمان و مدیر پروژه وظیفه هدایت این مسابقه به عهده دارد.

حتی اگر مدیر پروژه روی همگی عوامل ایجاد کننده تاٌخیر کنترل نداشته باشد در نهایت مسئولیت تاٌخیر در تکمیل پروژه به گردن او خواهد بود.

مدیریت به اینکه چک پیش پرداخت پروژه دیر آماده شده است ویا اینکه ارسال نمونه ها به فروشنده با تاٌخیر انجام شده است توجه ای ندارد ،آنچه که درنهایت به آن توجه می­شود این است که مدیری که مسئول انجام پروژه بود باعث تاخیر در تولید و ضرر زیان کمپانی شده است.

تاٌخیر را به صفر رساندن تقریباٌ محال است ولی یک مدیر پروژه می­تواند کارهای زیادی را انجام دهد تا آن را مینیمم کند.

یک راه اساسی رفتن پیش یک فروشنده قابل اطمینان است ،بجای اینکه برای صرفه جویی در قیمت خرید صرفاٌ کمترین قیمت را ملاک انتخاب قرار دهد.

یک فروشنده قابل اطمینان میتواند واقع بینانه در مورد زمان تحویل اظهار نظر کند و درمواردی که از طرف خریدار پیشنهاد ساخت در زمان کوتاه تر داده شود از عقد قرارداد خودداری کند.

یک شرکت بزرگ فروشنده ماشین آلات در آمریکا تعداد 10000 پروژه را که برایشان ماشین آلات تهیه کرده بودند آنالیز می­کند، طی این بررسی متوجه می­شود که زمان راه اندازی آنها میانگین 35-22 هفته می­باشد. با توجه به وجود یک دوره 4تا 6 هفته ای برای یادگیری و استفاده حداکثری از تجهیزات( Learning curve) این زمان 41-26 هفته خواهد بود.

این شرکت سازنده ماشینهای استوک و یا قبلاٌ استفاده شده است و در اصل ماشینها قبلاٌ ساخته شده است. تطبیق مابین با خواست مشتری میانگین 11 هفته بطول انجامیده است .چنانچه فروشنده میخواست ماشینهارا بسازد این زمان (11هفته) احتمالاٌ تا 20 هفته اضافه می­شد.حتی اگر زمان ساخت فروشنده را 20 هفته در نظر بگیریم باز هم این زمان حدود نصف زمان کل پروژه است.

سازنده ها معمولاٌ چقدر می­توانند از زمان ساخت تجهیزات بکاهند.این برای یک پروژه  11 هفته ای حداکثر یک هفته و برای ساخت 20 هفته ای می­تواند دو هفته باشد.

بندرت می­شود صرفه جویی بیشتر از این در زمان پیش بینی شده برای ساخت کرد.

اما آیا می­باید در انجام پروژه حداکثر به این میزان کاهش در زمان امید داشت؟خیر، موارد زیادی است که خریدار می­تواند رعایت کند تا باعث تسریع در انجام پروژه گردد.

همان شرکت آمریکایی که تاٌمین کننده تجهیزات بسته بندی و فرآوری می­باشد با آنالیز 10000 پروژه انجام شده ریز زمانهای صرف شده در پروژه را به شرح ذیل نمایش داده است که به غیر از زمان ساخت دستگاهها و حمل همگی به خریدار برمی­گردند نه فروشنده.

حمل نیز در اغلب موارد به عهده خریدار است و صرفاٌ در بعضی قرارداد ها فروشنده آن را عهدار می­گردد.

فقط زمان تصمیم گیری در مورد اجرای پروژه  (هفته 1.5) ، زمان صدور چک پیش پرداخت (هفته 2.5) و زمان ارسال نمونه به سازنده (هفته 1.5) جمعاٌ 5.5 هفته است که خود حدود 20  درصد زمان تصمیم گیری تا زمان بهره برداری از خط می­باشد.لازم به ذکر است که تمامی موارد فوق میانگین و تخمین می­باشد. مثلا ممکن است یک مدیر در حال مذاکره اولیه برای خرید چک پیش پرداخت را صادر نماید ولی همان مدیر به جای ارسال نمونه ظرف 1.5 هفته تا 4 هفته ارسال نمونه ها را به تعویق بیاندازد ولی با توجه به تجربه سالها راه اندازی پروژه های مختلف زمانهای فوق واقعی و قابل اتکا هستند.

بعد از تصمیم گیری در مورد اینکه باید با چه شرکتی قرارداد بست ، بسیار مهم است مدیر پروژه ی بخش مالی را وادار نماید تا هر چه سریعتر نسبت صدور چک فروشنده اقدام نماید.

بدیهی است که هیچ فروشنده ای قبل از دریافت مبلغ پیش پرداخت شروع به مراحل ساخت نمی­کند.واحد مالی شرکتها تمایل دارد که هر چه ممکن است منابع مالی را در داخل شرکت محفوظ دارد.لیکن این می­تواند بر خلاف بهره وری شرکت باشد. بعد از اینکه شرکت سازنده تجهیزات را راه اندازی کرد و آموزش داد و صورتجلسه راه اندازی تکمیل و به شرکت سازنده داده شد ،دوره ای شروع می­شود که طی آن خریدار کار با ماشین ،تامین مواد اولیه مصرفی محصول و سایر پارامترها ی لازم برای تولید واقعی محصول را شروع   می­کند  که این دوره را منحنی یادگیری برای تولید با حداکثر راندمان می­نامند.این دوره در بدترین حالت 5 هفته زمان نیاز دارد.

جدول زمانی انجام پروژه خطوط تولیدی (بسته بندی)

ادامه دارد…